Wat is een strokenplanning?

Het maken van een strokenplanning is belangrijk om het overzicht te bewaren. Met een strokenplanning maak je een duidelijke stroom van taken waarmee je het overzicht van een project bewaart. Dit biedt inzicht in waar partijen mee bezig zijn en wat er nog moet gebeuren. Het is bovendien handig als iedereen die betrokken is bij het project toegang heeft tot de planning.

Kom op deze pagina meer te weten over wat een strokenplanning is, hoe het werkt en hoe je het maakt inclusief een strokenplanning template.

Wat is een strokenplanning?

Een strokenplanning bestaat uit een systeem dat op horizontale stroken de planning weergeeft. Elke strook bevat een activiteit die onder elkaar in bijvoorbeeld een weekschema worden geplaatst. Op die manier is er een concreet en helder overzicht van wat er allemaal op de planning staat voor het project. Zo is de doorlooptijd van het project inzichtelijk en is herkenbaar welke activiteiten binnenkort afgerond moeten worden.

Het van doel een strokenplanning

Projecten beheren gaat makkelijker met een strokenplanning of een alternatief zoals een Gantt chart of balkenplanning. Deze drie manieren van plannen zijn eigenlijk hetzelfde, en hebben dus allemaal hetzelfde doel: ze worden gebruikt om een duidelijke, schematische weergave te krijgen van wat er moet gebeuren om een project goed en op tijd af te ronden.

Hoe maak je een strokenplanning?

Een strokenplanning maken is met de juiste software zo gebeurd. Je kan binnen een paar minuten al een overzichtelijke planning maken. Daarin kun je ook snel wijzigingen maken. Een online tool functioneert wat dat betreft veel sneller dan een fysiek planbord. Alle activiteiten worden als strookjes in een weekschema onder elkaar gezet om overzicht van een project te krijgen.

De belangrijkste stappen in het maken van een strokenplanning

Door iedere activiteit een kleur toe te wijzen en deze kleur te koppelen aan een partij is het voor iedereen duidelijk welke taken zij moeten uitvoeren.

Bovendien is het eenvoudig om in de projectplanning wijzigen aan te brengen, want er komen wel eens onvoorziene omstandigheden voor die een aanpassing vereisen. Hieronder staan globaal de belangrijkste aspecten als voorbeeld stappenplan voor het maken van een strokenplanning:

  • Bepaal de start- en einddatum van het project
  • Voeg taken met begin- en einddatum toe
  • Maak een tijdsinschatting van de activiteiten
  • Vermeld de verantwoordelijke voor de werkzaamheden
  • Leg verband tussen de taken
  • Vermeld de status
De voordelen van een strokenplanning

Het is niet moeilijk om een strokenplanning op te zetten. Dankzij de stroken die elkaar opvolgen, is de doorstroming van het project duidelijk te zien. Daarnaast zijn er meer voordelen:

  • Een overzichtelijke planning voorkomt fouten: tijdens het opzetten van de planning moet je nadenken over het gehele project. Dit betekent dat je precies bepaalt welke stappen gezet moeten worden om het project tot een goed einde te brengen. Hierdoor voorkom je fouten door onbedoelde onoplettendheid.
  • Een project beheren wordt makkelijker en efficiënter: een volledige planning geeft een projectmanager een duidelijk inzicht in de voortgang van een project. Hierdoor zien zij direct of een taak die achterloopt voor problemen gaat zorgen. Dat voorkomt ook nog eens dat een projectmanager op taken stuurt die geen voorrang moeten hebben.
  • Je bespaart tijd: je hoeft minder lang te overleggen over de status van een project dankzij een strokenplanning, omdat het in één oogopslag duidelijk is waar je staat.
De nadelen van een strokenplanning

Toch is een project beheren met een strokenplanning niet een waterdicht systeem. Het opzetten van een strokenplanning aan het begin van een project kost tijd. Daarnaast zijn er andere nadelen:

  • Je moet het hele project kennen: een strokenplanning is lastig te gebruiken voor een project waarbij geen duidelijk einddoel is, of waarbij je niet weet wat er precies bij komt kijken. Om een strokenplanning goed te kunnen gebruiken, moet je dus van begin tot eind alle tussenstappen duidelijk hebben.
  • Een strokenplanning kan rommelig worden: vooral wanneer er veel taken, subtaken, en teamleden zijn in een project met een lange doorlooptijd, is het bewaren van een duidelijk overzicht met een strokenplanning soms lastig.

Als je een statisch programma gebruikt, zoals Excel, brengt dat andere nadelen:

  • De planning bijwerken kost veel tijd: dit merk je vooral wanneer de planning in Excel hebt gemaakt. Projecten zijn dynamisch: tijdens het project zullen taken wegvallen, nieuwe taken komen erbij, en andere taken worden opgeschoven. Het kost veel tijd om wijzigingen in een statisch programma bij te werken**.**
  • Realtime bijhouden is lastig met een Excel planning: aanpassen van de planning kost tijd en zal daarom minder vaak gebeuren. Hierdoor zul je dus op een andere manier het project realtime moeten volgen, of gebruikmaken van een tool die dit automatisch voor je doet.
Hoe de software van KYP Project deze beperkingen oplost

Onze planningssoftware voor de bouw is gemaakt om iedereen in de bouw te helpen met het beheren van projecten. Het bijhouden van een bouwplanning met KYP Project biedt alle voordelen van een strokenplanning! Dankzij een standlijn zie je iedere dag heel duidelijk waar je staat in het project en welke taken af moeten zijn. Daarnaast bieden we ook andere voordelen:

  • Filter het overzicht: grotere planningen hebben vaak veel (sub)taken en teamleden. Hierdoor wordt een planning al gauw onoverzichtelijk. In KYP Project filter je snel en eenvoudig op de taken die voor jou relevant zijn.
  • Aanpassen is heel eenvoudig: projecten hebben beheer nodig. Soms is het weer echt onwerkbaar, zijn leveringen te laat, of heeft een taak toch meer tijd nodig dan verwacht. In de bouw projectmanagement software van KYP Project pas je taken aan met slechts een paar klikken op de knop, waarna de gehele planning doorschuift zoals jij dat wilt.

Hoe maak je een balkenplanning?

  • Inventariseer de taken en deel deze op in fasen.

    Om een balkenplanning te maken, moet je eerst weten welke taken uitgevoerd moeten worden. Soms is dit al gedaan en is het jouw taak om dit in een planning te zetten. In ieder geval moeten deze taken ook opgedeeld worden in fasen: dit zorgt uiteindelijk voor het meest duidelijke overzicht.
    Tip: hou hierbij rekening welke taken afhankelijk zijn van anderen, en welke taken tegelijk kunnen gebeuren. Als je een balkenplanning maakt, dan kun je deze connecties ook inzichtelijk maken.

  • Maak een tijdlijn in Excel.

    Als alle taken geïnventariseerd zijn en in fasen opgedeeld zijn, zet je deze in een tijdlijn. Gebruik de kolommen om een tijdsindeling te maken. Je kunt bijvoorbeeld een week per vakje gebruiken: dan zet je in iedere kolom een weeknummer. Als een project een jaar duurt, dan heb je dus 52 kolommen: van week 1 tot en met week 52. Door het op deze manier in te delen, zie je ook direct weken waarin het werk stil ligt door bijvoorbeeld vakanties.
    Tip: als je boven de weeknummers een maand zet, dan zie je duidelijker hoeveel tijd een project kost.

  • Bepaal hoe lang iedere taak gaat duren.

    Nu kun je voor iedere activiteit vakjes inkleuren. Een vakje staat in deze voorbeeld balkenplanning gelijk aan één week. Het kan zijn dat taken overlappen. In dit voorbeeld zie je dit doordat vakjes onder elkaar ingekleurd zijn. De tijd van een taak bepaal je als volgt:

    1. Begin met de startdatum van de eerste activiteit.
    2. Bepaal hoeveel tijd nodig is om een taak uit te voeren.
    3. Houd ook rekening met eventuele wachttijden (bijvoorbeeld het wachten tot beton is uitgehard).
    4. Met deze twee punten heb je inzichtelijk hoe lang een taak duurt. Bepaald de einddatum.
    5. Vul de taak in de balkenplanning in. Herhaal deze stappen voor iedere volgende taak.

    Op deze manier zet je snel en simpel een balkenplanning in elkaar. Naast de balkenplanning wordt ook vaak gebruik gemaakt planningen zoals een strokenplanning of een Gantt chart. Voor deze methoden van plannen hebben wij ook een uitleg, en we bieden hulp bij het gebruik van een Gantt chart.

Met KYP PROJECT is het maken van een balkenplanning nog makkelijker!

Een balkenplanning maken in Excel is niet de ideale oplossing. Het wordt een stuk makkelijker met KYP PROJECT. Je zet de taken eenvoudig in onze online bouwplanning tool. Koppel daarna een start- en einddatum eraan. KYP PROJECT genereert automatisch een overzicht voor je, met een standlijn die iedere dag updatet! KYP PROJECT lost hiermee meerdere nadelen van Excel op:

  • Communicatie. Wijzigingen worden automatisch met alle betrokken partijen gecommuniceerd, daar hoef je dus niets voor te doen! Dit scheelt enorm veel e-mails.
  • Eén versie. Met een bouw projectmanagement tool zoals KYP Project hebben betrokken partijen nooit meer de verkeerde versie, omdat er maar één versie is voor iedereen.
  • Online. De planning is altijd toegankelijk via de website of de app voor Android en iOS, of je nu op kantoor zit of op de bouwplaats bent!